JAKARTA, Infonawacita.com – Semua perusahaan membutuhkan anggaran untuk urusan operasional perusahaan yang meliputi biaya sewa gedung, biaya menggaji karyawan, biaya perawatan mesin, hingga biaya penyediaan bahan baku atau barang-barang lainnya yang dibutuhkan agar perusahaan bisa beroperasi.
Proses penyediaan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan biasanya ditangani oleh pihak atau divisi bagian pengadaan dan pengelolaan. Meskipun kedengarannya mudah, membeli barang untuk kebutuhan perusahaan harus melalui banyak tahapan dan birokrasi yang melelahkan.
9 Tahap Pengadaan Barang Perusahaan
Meskipun terdengar sederhana, nyatanya tahap Pengadaan Barang Perusahaan harus melalui banyak tahapan yang menyita waktu, tenaga, dan pikiran dari pihak-pihak yang terkait, baik dari pihak perusahaan maupun vendor.
Analisa Kebutuhan
Dalam sebuah perusahaan, terdapat banyak divisi yang memiliki kebutuhan masing-masing dan biasanya akan diajukan kepada divisi pengadaan dan pengelolaan yang bertugas menganalisa tingkat urgensi barang yang dibutuhkan dengan kepentingan perusahaan. Pada akhirnya, tidak semua barang yang diajukan pada divisi pengadaan dan pengelolaan akan diloloskan ke tahapan berikutnya.
Persetujuan Manajemen
Setelah lolos tahap analisa, daftar barang yang dibutuhkan akan ditinjau dan diperiksa ulang kesesuaiannya dengan kebutuhan perusahaan oleh bagian manajemen. Jika pihak manajemen telah menyetujuinya, data akan dilimpahkan kembali pada divisi pengadaan dan pengelolaan untuk diteruskan ke proses tender.
Tender
Untuk mencari supplier dan vendor yang cocok untuk menyediakan berbagai barang kebutuhan perusahaan, divisi pengadaan dan pengelolaan harus membuka tender. Dalam memilih vendor dan supplier, baik harga maupun kualitas produk harus dipertimbangkan. Tahapan selanjutnya juga membutuhkan analisis untuk membandingkan antara kedua faktor tersebut.
Analisa Supplier dan Vendor
Seperti yang disebutkan pada poin sebelumnya, setelah berhasil mengumpulkan sejumlah supplier dan vendor, pihak pengadaan dan pengelolaan masih harus melakukan seleksi ulang untuk memilih vendor dan supplier yang dianggap paling cocok untuk menjadi penyedia barang yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Quotation atau Penawaran
Setelah memangkas jumlah vendor dan supplier yang masuk ke tahapan ini, perwakilan dari perusahaan akan meminta calon penyedia barang yang lolos seleksi ini untuk memberikan penawaran. Biasanya pihak yang lolos seleksi ini akan memberikan penawaran yang serupa saat masih berada di tahapan tender atau mengajukan penawaran baru demi mengalahkan pesaingnya.
Negosiasi
Setelah beberapa vendor atau supplier selesai mengajukan penawaran, pihak perwakilan perusahaan akan melakukan negosiasi untuk mendapatkan penawaran yang kualitasnya paling baik dan harganya paling terjangkau sehingga dapat menguntungkan perusahaan. Pada tahapan ini pulalah vendor atau supplier resmi dipilih.
Membuat Dokumen PO atau Kontrak
Perjanjian kerja sama jual beli di tingkatan instansi membutuhkan adanya dokumen yang bersifat jangka pendek seperti nota pembelian berbentuk Purchase Order (PO) ataupun dokumen jangka panjang berupa kontrak. Kedua jenis dokumen tersebut harus diperiksa dan disetujui oleh kedua belah pihak sebelum jual-beli dilakukan.
Mengecek Kuantitas dan Kualitas Barang
Setelah pemesanan dilakukan dan diproses hingga akhirnya barang diterima oleh perwakilan perusahaan, harus dilakukan pengecekan kualitas dan kuantitas dari barang yang diperoleh tersebut. Hal ini penting dilakukan agar pihak perusahaan bisa mengajukan komplain dengan cepat begitu diketahui adanya ketidaksesuaian antara barang yang diterima dengan pesanan.
Pembayaran
Tahapan paling akhir ini juga tak kalah penting dibandingkan tahapan lainnya. Setelah barang diterima dan dipastikan kesesuaiannya dengan pesanan, pihak perusahaan akan menerima invoice yang mencantumkan nominal uang yang perlu dibayarkan.
Pihak perusahaan harus memeriksa apakan jumlah yang tertera sudah sesuai dengan perjanjian awal sebelum membayar. Pembayaran juga harus disertai dengan bukti pembayaran yang bisa diverifikasi keabsahannya.
Selain mencari vendor atau supplier yang terdekat dengan lokasi perusahaan, Anda juga bisa memilih vendor yang membuka gerai melalui situs web hingga e-commerce. Salah satu e-commerce yang bisa Anda percaya untuk Pengadaan barang perusahaan adalah Blibli.
Selain menyediakan produk berupa barang dan jasa untuk kebutuhan individu, Blibli juga mengembangkan aplikasi di kancah pasar digital dengan menyediakan produk bagi pelanggan di tingkat institusi, korporasi, hingga pemerintahan.
